Kassagegevens moeten digitaal worden bewaard

Digitale detailgegevens uit een kassa moeten bewaard blijven, zodat de Belastingdienst een efficiënte controle kan uitvoeren. Dit zegt de Hoge Raad in een recente uitspraak. De ondernemer is er voor verantwoordelijk dat hij deze gegevens goed bewaart, ook als de kassa onvoldoende geheugencapaciteit heeft.

De wet zegt dat de ondernemer een administratie moet voeren die past bij de aard en de omvang van de onderneming. De belastingverplichtingen moeten binnen een redelijke termijn af te leiden zijn.

Door technologische ontwikkelingen - kassabediening vanaf mobiele telefoons, opslag in de cloud - verandert de invulling van de eisen aan een administratie. Bij sommige kassa’s worden de detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. De Hoge Raad bevestigt in zijn uitspraak dat de detailgegevens nodig zijn voor een efficiënte controle door de Belastingdienst. Het argument van de ondernemer dat de kassa onvoldoende capaciteit heeft om deze gegevens gedurende de bewaartermijn te bewaren wordt door de rechter niet als excuus geaccepteerd.

Als er bij controle een verschil van mening is over de omzet en u kunt de detailgegevens van de kassa niet digitaal aanleveren, dan kan dat ertoe leiden dat u niet voldoet aan de administratie- en bewaarplicht. Het gevolg kan zijn dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard.

Het is dus van belang dat u een kassa of kassasysteem gebruikt waarmee u aan de administratieve verplichtingen kunt voldoen. 

Softwareontwikkelaars, leveranciers en accountants hebben samen met de Belastingdienst een keurmerk ontwikkeld voor kassa’s. Een keurmerkkassa geeft een volledig, duidelijk en inzichtelijk rapport van de geregistreerde omzet. Neemt u gerust contact met ons op als u hierover meer wilt weten.